PowerPoint能互聯(lián)網(wǎng)上開會
PowerPoint提供了強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)功能，能夠幫助我們輕輕松松地召開網(wǎng)絡(luò)會議，生動又有效率。
這需要用到Microsoft NetMeeting。這個程序和Microsoft Office的緊密結(jié)合給我們開聯(lián)機(jī)會議提供了相當(dāng)大的便利。只要在PowerPoint中打開“工具→聯(lián)機(jī)協(xié)作→現(xiàn)在開會”命令，在出現(xiàn)的窗口中輸入你的姓、名、電子郵件、位置和服務(wù)器名稱，NetMeeting就會在后臺自動啟動，如果你要找的人都在線上，并且對你的提議感興趣，同意參加，那么聯(lián)機(jī)會議就可以立即開始了!
聯(lián)機(jī)會議開始時，盡管所有參加者都可以在屏幕上看到演示文稿，但只有會議主持人才是演示文稿的唯一控制人。打開協(xié)作功能可允許參加者修改演示文稿，但也可以在任意時刻關(guān)閉協(xié)作功能。關(guān)閉協(xié)作功能后，其他參加者就不能繼續(xù)進(jìn)行修改，但他們可以觀察到會議主持人的工作。
協(xié)作功能打開時，聯(lián)機(jī)會議的參加者就可輪流地編輯和控制演示文稿。當(dāng)其他人控制演示文稿時，會議主持人將不能使用光標(biāo)(不僅是在演示文稿中，其他情況也不行)。控制演示文稿的參加者姓名的首字母會出現(xiàn)在鼠標(biāo)指針旁。如果在會議過程中，主持人忽然想到遺漏了一個VIP，進(jìn)程還沒有進(jìn)入緊要階段，那么這個時候可以邀請其他人加入正在進(jìn)行的聯(lián)機(jī)會議。不過被邀請參加即席聯(lián)機(jī)會議的人必須在其計算機(jī)上已運行了NetMeeting，否則將不能收到聯(lián)機(jī)會議邀請。
如果想把會議開得很成功，我們可以提前做一個會議通知。單擊“工具→聯(lián)機(jī)協(xié)作→安排會議”，Outlook就會自動啟動，彈出一個非常詳盡的界面，我們只要按照實際情況改幾個數(shù)據(jù)，就可以很輕松地完成會議通知。
PowerPoint中的很多功能幫助我們在網(wǎng)絡(luò)會議中仍然能夠自由地交流。例如“Web討論”功能使得用戶可以向演示文稿中插入評語。討論是線程化的，也就是說，對討論評語的答復(fù)將直接嵌套于討論之下，就像BBS上的文字。可以同主題閱讀，不用一篇篇翻看。另外，允許同時存在多個主題討論。通過使用“討論”工具欄，任何正在審閱演示文稿的用戶都可以查看并答復(fù)任何討論。用戶可以在PowerPoint中審閱討論，并根據(jù)收到的反饋信息合并對演示文稿所做的更改。
當(dāng)用戶開始討論時，將出現(xiàn)討論窗格，該窗格中包括了評語、問題以及討論的主題。用戶可以在討論窗格中拖動滾動條來查閱整個主題、還可以查閱向討論中插入評語的各個用戶的名稱和討論的內(nèi)容。
我們在審閱演示文稿時，也可以像平時審閱文字稿件一樣，直接在幻燈片上插入批注。打開要添加批注的幻燈片，單擊“插入→批注”命令。其他用戶所添加的任何隱藏批注都會出現(xiàn)在黃色的批注方框內(nèi)。這時你也可以在框內(nèi)鍵入自己的批注，然后在黃色批注方框外面單擊。我們可以按照自己的需要隨意對文本和批注方框進(jìn)行移動、調(diào)整大小以及重置格式等操作，與處理其他對象一樣。此外，還可以傳送演示文稿，讓其他用戶也能查看和添加批注。如果你不希望幻燈片放映時顯示批注，可以將批注隱藏。批注不會出現(xiàn)在大綱窗格或者母版視圖中。
PowerPoint通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行演示的一個很強(qiáng)大的功能就是“廣播”。使用廣播可以在Web上廣播演示文稿(包括視頻和音頻)。如果觀眾人數(shù)較多或觀眾位于遠(yuǎn)程位置，則此時廣播將特別有用。通過使用Outlook或其他電子郵件程序，用戶可以像安排其他會議一樣安排廣播。演示文稿的保存格式為Html，因此觀眾要查看演示文稿的唯一需要就是瀏覽器。如果有些觀眾錯過了廣播或需要將廣播存檔，則可以錄制廣播并將其保存到Web服務(wù)器上，以便可以在任何時候重新播放。進(jìn)行廣播操作的方法如下：
打開要廣播的演示文稿。單擊“幻燈片放映→聯(lián)機(jī)廣播→安排實況廣播”，選擇“建立與安排一次新廣播”"，然后在選項卡上填寫相關(guān)的信息。只需設(shè)置一次選項，以后所有的廣播都將使用這些設(shè)置。
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