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商務英語郵件寫作要點指導

時間：2022-11-26 16:11:08 英語寫作

商務英語郵件寫作要點指導

　　導語：郵件是指經傳遞方式處理的文件。郵件進行傳遞的過程稱為“郵遞”，而從事郵遞服務的機構或系統，則稱為郵政。下面小編為您收集整理了商務英語郵件寫作要點指導，歡迎閱讀!

商務英語郵件寫作要點指導

　　一、注意措辭

　　商務郵件按照溝通對象身份地位的不同可以分為垂直溝通和平級溝通。垂直溝通多為上級對下級的溝通，平級溝通多為同事之間的'溝通。垂直溝通通常比較簡短直接，平級溝通通常要更加禮貌一些。

　　二、不是所有事情都只能通過郵件解決

　　太多的郵件往來容易給職場人士帶來不必要的'壓力。所以在寫郵件之前，可以先問問自己：非得用寫郵件嗎?如果事情需要和對方多次來回才能解決，那么不妨先用phone 或者IM來溝通。其次，如果是要告訴對方不好的消息，那就盡量別使用email。

　　三、郵件主題要小心

　　郵件主題的寫作要求和技巧在之前的文章中談過很多，其核心的`要求就是要簡潔且有總結性。成功的郵件主題可以讓收件人在打開郵件之前就知道你要說什么事，并且決定是否要打開你的郵件。讓我們來看2個例子，相信大家看完這兩個例子之后就能夠體會到合格的主題和不合格主題的區別了。

　　Bad example:

　　Subject: Meeting

　　Good example:

　　Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m.February 25, 2014

　　四、表達清晰簡潔

　　和傳統的商務信函一樣，商務郵件也需要做到邏輯清晰、表述清晰準確。一般來說，郵件的.正文一般包含3大部分：背景信息交換、行動說明(需要做什么或者你將做什么)和訴求(提前感謝對方的幫助等)。這一點大家可以通過閱讀下面兩封郵件來體會。

　　Bad example:

　　Subject: Revisions For Sales Report

　　Hi Jackie,

　　Thanks for sending that report last week. Iread it yesterday, and I feel that Chapter 2 needs more specific informationabout our sales figures. I also felt that the tone could be more formal.

　　Also, I wanted to let you know that I'vescheduled a meeting with the PR department for this Friday regarding the new adcampaign. It's at 11:00 a.m. and will be in the small conference room.

　　Please let me know if you can make thattime.

　　Thanks!

　　Monica

　　Good example:

　　Subject: Revisions For Sales Report

　　Hi Jackie,

　　Thanks for sending that report last week. Iread it yesterday, and I feel that Chapter 2 needs more specific informationabout our sales figures.

　　I also felt that the tone could be moreformal.

　　Could you amend it with these comments inmind?

　　Thanks for your hard work on this!

　　Monica

　　(Monica then follows this up with aseparate email about the PR department meeting.)