WPS表格中建立多級(jí)下拉列表
在WPS表格中為了方便規(guī)范數(shù)據(jù)的錄入，我們經(jīng)常會(huì)在相應(yīng)的單元格中提供下拉列表以便選擇錄入。但如果需要建立多級(jí)下拉列表，那又該如何處理呢?
在某學(xué)校設(shè)有高一、高二、高三共三個(gè)級(jí)部，每個(gè)級(jí)部的分別有十個(gè)左右的班級(jí)。以前在統(tǒng)計(jì)學(xué)生相關(guān)信息的時(shí)候，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)各班級(jí)、級(jí)部上交的表格很不規(guī)范，因此為了規(guī)范起見(jiàn)，有必要建立多級(jí)的下拉列表，如圖1所示。
圖1
為此，我們應(yīng)該借助“名稱”以達(dá)到目的。
一、定義名稱
如圖2所示。
圖2
在Sheet1工作表中建立如圖表格。各列標(biāo)題就以相應(yīng)的級(jí)部名稱來(lái)表示，其下則分別錄入各相應(yīng)的'班級(jí)，四個(gè)級(jí)部分別在A-C列。在E1單元格錄入“級(jí)部”，其下錄入四個(gè)級(jí)部名稱。注意此處級(jí)部名稱應(yīng)與各列標(biāo)題一致。
選中A列單元格，點(diǎn)擊菜單命令“插入→名稱→定義”，打開(kāi)“定義名稱”對(duì)話框。在上方的輸入框中輸入“高一”，并確認(rèn)下方的“引用位置”輸入框中數(shù)據(jù)為“=Sheet1!$A:$A”，如圖3所示。
圖3
點(diǎn)擊確定后，就可以將A列單元格區(qū)域定義為“高一”了。不信，你可以在表格的名稱框中輸入“高一”，回車，是不是整個(gè)A列就被選中了?
可以用同樣的方法，分別選中B列、C列、E列單元格區(qū)域后，在“定義名稱”對(duì)話框中將它們分別定義為“高二”、“高三”、“級(jí)部”名稱。也可以直接在上方的輸入框中輸入名稱，然后將下方的“引用位置”修改成相應(yīng)的單元格區(qū)域，然后點(diǎn)擊“添加”按鈕，將名稱添加到當(dāng)前工作簿的名稱列表中。比如定義 “高三”名稱時(shí)，其引用位置應(yīng)改為“=Sheet1!$C:$C”，定義“級(jí)部”名稱時(shí)，其引用位置應(yīng)改為“=Sheet1!$E:$E”。
二、設(shè)置數(shù)據(jù)有效性
如圖4所示表格。
圖4
選中C2及以下單元格區(qū)域，點(diǎn)擊菜單命令“數(shù)據(jù)→有效性”，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“允許”下拉列表中選擇“序列”，然后在下方的“來(lái)源”輸入框中輸入“=級(jí)部”，其它設(shè)置如圖5所示。
圖5
確定后，將鼠標(biāo)定位于C2或其下單元格，可以發(fā)現(xiàn)右側(cè)出現(xiàn)下拉按鈕，點(diǎn)擊即可出現(xiàn)在Sheet1工作表E列中所列的級(jí)部名稱列表。
關(guān)鍵是表格中的D列，如何根據(jù)C列所選級(jí)部名稱在D列單元格出現(xiàn)相應(yīng)級(jí)部的班級(jí)列表呢?其實(shí)，這一步也是屬于窗戶紙性質(zhì)的，一捅就破。選中D2及以下單元格區(qū)域，在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中，“允許”列表仍選“序列”，但在“來(lái)源”輸入框中輸入公式“=INDIRECT($C2)”，如圖6所示。
圖6
確定后再單擊相應(yīng)單元格，就可以看到圖1所示的效果了。
函數(shù)INDIRECT($C2)的作用是返回在C2單元格中的數(shù)據(jù)的值。比如本例圖1中“=INDIRECT($C2)”的結(jié)果就是“=高一”，而“=INDIRECT($D2)”的結(jié)果就是“=高三”。
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